S&OP: claves para la contratación de un perfil con alto impacto en los resultados de negocio

    Ing. Juan Octavio Borgarelli, Consultor en NUMAN

    En momentos de crisis y bajas expectativas como las que atraviesa la economía argentina, y en épocas donde la transformación digital impacta fuertemente en los modelos de producción, distribución y comercialización de las organizaciones; la planificación adecuada y efectiva de ventas y operaciones, reviste extrema importancia en procura de mantener o mejorar la competitividad de las empresas industriales.

    Hace seis años, un estudio realizado por The Hackett Group mencionado en la revista Logistec, indicaba que un proceso S&OP (Sales & Operations Planning) maduro y bien implementado colabora con una  podía mejora significativa en los resultados del negocio, debido a que con su aplicación se logra:

    • Incrementar las ventas (a través de mejoras en nivel de servicio, reducción de quiebres, efectividad de promociones y lanzamientos)
    • Reducir las variables de costos (perdidas, transporte, productividad de mano de obra, optimización de activos)
    • Mejorar la gestión de los niveles de inventarios de producto terminado y otros materiales.

    De aquel tiempo a esta parte, el proceso S&OP, en el área de Planning, ha crecido en las industrias y su impacto en los resultados de negocio se ha incrementado considerablemente.

    De hecho, en 2017, el estudio “Nearshoring: Aumentando la Complejidad de la Cadena de Suministro” elaborado por Miebach Consulting, cuyos resultados publicó Énfasis Logística, indicaba que al menos 64% de las compañías a nivel global consideran que el proceso S&OP es la tendencia más importante a tener en cuenta en las empresas, seguido por la gestión de proveedores con 55%.

    Es por ello que la correcta selección de profesionales para coordinar el proceso S&OP  resulta crítica, ya que este tipo de procesos involucran la toma de decisiones con el apoyo de un plan viable, en la búsqueda de un equilibrio entre demanda y producción, principalmente -aunque también participan otras áreas como ventas y finanzas-, a través de la mejora en la comunicación de los equipos gerenciales.

    Sin embargo, para desarrollar procesos de búsqueda efectivos, es importante precisar el alcance y las responsabilidades de este rol esencial, para alinear y sincronizar las distintas áreas involucradas con la estrategia del negocio.

    Según se trate de compañías que tengan o no definidas actividades de Demand Planning, varían los objetivos, propósitos y tareas de las posiciones S&OP.

    1) En las empresas que tienen definidas actividades de Demand Planning, el objetivo de esta posición consiste en generar una efectiva comunicación y coordinación entre las áreas de Ventas, Logística, Suministros, Operaciones y Finanzas, y también con el área de Recursos Humanos, como stakeholder secundario.

    Su propósito es mejorar el nivel de servicio de los clientes con el fin de incrementar los beneficios para la organización: reducción de costos y días de inventario, optimización de procesos, entre otros.

    Mientras que sus tareas principales son:

    • Liderar la implementación y ejecución de los procesos globales de S&OP para toda la empresa.
    • Coordinar y asegurar el cumplimiento de la agenda de reuniones de S&OP mensuales (Demmand, Supply & Capacity y S&OP propiamente dicha), planes de acción, proceso y resolución de problemas, para proporcionar un nivel de servicio al cliente y un rendimiento óptimo del capital de trabajo tal como se define en los planes operativos de la organización y los objetivos estratégicos.
    • Promover y ejecutar acciones que contribuyan a la optimización del proceso, como por ejemplo: preparar todos los materiales de apoyo de S&OP, proponer y hacer seguimiento de KPI´s, liderar la mejora de procesos basada en los KPI´s, incorporar la planificación de nuevos productos en el proceso de S&OP, recomendar mejoras en los procedimientos, contratos y acuerdos, entre otros.
    • Gestionar proactivamente el proceso S&OP para mantenerlo alineado.

    Las características más importantes del sector son:

    • Coordinar agenda.
    • Proponer mejoras o cambios en el proceso.
    • Elaborar y proponer KPI´s.
    • Desarrollar herramientas de soporte para mejorar la efectividad del proceso.
    • Intervenir proactivamente con los diferentes interlocutores para asegurar su participación en las reuniones, garantizando la efectividad de las mismas.
    • Redefinir las posiciones que participan en las reuniones que son parte del proceso.
    • Liderar y/o promover la realización de Análisis de Causa Raíz por los desvíos.

    2) Para aquellas empresas que no tienen definidas actividades de Demand Planning, los principales desafíos del puesto son la gestión de:

    • Planificación de la demanda y distintas operaciones (producción, logística y venta)
    • Participación de las distintas áreas involucradas
    • Calidad de datos de planificación
    • Niveles de inventario de producto acabado, solicitud y seguimiento de producción para composición de stocks.

    Mientras que su principal objetivo es obtener ganancias en las áreas de operaciones, optimizando procesos y recursos de acuerdo con sus restricciones (incluso de costos).

    En tanto, las actividades principales que deben desempeñar los profesionales que ocupan esta posición, son las siguientes:

    • Definir y analizar diariamente los KPI’s del área y de las que impactan en el resultado de la organización y se involucran en el proceso S&OP.
    • Administrar los procesos de cada área.
    • Acompañar los nuevos lanzamientos de productos y los procesos de discontinuidad de productos.
    • Definir y mantener junto a las demás áreas la política de stock.
    • Administrar los costos del sector para atender el presupuesto establecido.
    • Definir cómo será, liderar y conducir el proceso de S&OP en sus distintas etapas posibles.
    • Orientar y administrar el equipo en las actividades diarias basados en las decisiones del proceso S&OP estableciendo previamente la importancia en cada área de este proceso.
    • Conducir y tener total dominio sobre el proceso de demanda colaborativa y las herramientas relacionadas con la implementación y la gestión del mismo.
    • Administrar el equipo en la implementación de los proyectos orientados a los sistemas que se puedan utilizar, como es el caso de sistema de gestión SAP, Módulo APO.
    • Diseminar su conocimiento de mercado, así como estrategias, conceptos, metodologías, planes concretos y concisos que, anticipen las necesidades y restricciones de la empresa, contribuyendo y asegurando, mejoras continuas en el desempeño de ventas y producción, y entregando seguridad y estabilidad a la ejecución de la operación.

    Cómo desarrollar reclutamientos efectivos

    En los procesos de contratación de profesionales de nicho, como en este caso que estamos analizando, es fundamental construir una relación de partnership entre el departamento de Recursos Humanos y la consultora especializada que se encargará de la búsqueda de candidatos.

    La responsabilidad del partner de reclutamiento será fomentar una puesta en común entre el equipo de Recursos Humanos y el área interesada en cubrir una posición, en pos de que el proceso de búsqueda se inicie con la información correcta y estando todos los interesados alineados con el perfil profesional que se irá a buscar.