(Por David Altonaga, Consultor Senior de NUMAN) “Actualmente nos encontramos en medio de una transformación radical en lo que respecta al papel del gerente de compras”, destaca el artículo ‘La Evolución del Rol del Jefe de Compras’ de CKS Consulting, advirtiendo que se espera , que los gerentes de adquisiciones propicien orientación y asesoramiento al Director General y a la Junta Directiva, además de otras cuestiones. “En lugar de ser una función funcional, la oficina del gerente de adquisiciones se ha convertido en una oficina de estrategia y perspicacia”, indica la nota. Pero más allá de las dinámicas que plantea el mercado a nivel internacional y regional, en Argentina, los jefes y gerentes de compras tienen un rol fundamental frente a las circunstancias económicas que atraviesa el país.

En relación al impacto que tiene este rol en la empresa, BidDown expresa en el informe ‘3 indicadores para mejorar el proceso de compras’ que el coste del proceso de compras va directamente al balance final de la compañía. “Además de perder ahorros sustanciales por no conseguir los mejores acuerdos con proveedores, un proceso de compras estratégico mediocre malgasta recursos humanos a lo largo de toda la empresa, desde el equipo de compras hasta los departamentos operativos. El tiempo invertido manteniendo información repetida o redundante, la ejecución de solicitudes de abastecimiento a la antigua, la respuesta a las consultas de los proveedores y la persecución de todo tipo de información, suma horas de trabajo a la cuenta final de resultados. El coste de estos recursos reduce la rentabilidad”, aseguran.

Yendo a la actualidad de la economía argentina, mientras se mantenga la situación de desaceleración de la producción y caída del consumo, en un proceso recesivo e inflacionario, la reducción estratégica de costos seguirá siendo  un factor esencial para alcanzar los resultados proyectados y la competitividad esperada, sin comprometer los niveles de producción y calidad.

Frente a este escenario, la posición de Jefe o Gerente de Compras tiene un fuerte desafío por delante. Por ello es fundamental desarrollar un proceso de búsqueda y selección efectivo y certero, apoyándose en un headhunter especializado, que permita identificar al candidato más alineado con las necesidades de la empresa contratante. Más aún, teniendo en cuenta que en el ámbito industrial, éste es uno de los diez perfiles más demandados en los procesos de reclutamiento.

Además de lo señalado sobre la fuerte injerencia del perfil en la resolución de las exigencias que plantea el contexto actual, la importancia de un Jefe o Gerente de Compras radica en sus funciones específicas:

  • Gerenciar, planificar y controlar el proceso de compras.
  • Impulsar la innovación de procesos y productos.
  • Gestionar los recursos humanos involucrados.
  • Garantizar la satisfacción de necesidades y el suministro de productos a la unidad de negocio, con un costo mínimo,

Podríamos complementar los ítems anteriores agregando más detalles de la posición y responsabilidad del perfil, basados en el blog de IMF Business School:

  • Prospección, búsqueda y negociación de/con proveedores
  • Analizar periódicamente los precios de las materias primas, componentes o materiales
  • Control de calidad de las adquisiciones
  • Controlar toda la gestión documental que acompaña a cada compra
  • Información a tiempo real del stock de la organización
  • Diseñar el área de compras

En este marco, podemos establecer tres responsabilidades fundamentales para los profesionales que ocupen o aspiren a ocupar esta la posición de Jefe o Gerente de Compras:

1) Gerenciar el proceso de compras de suministros y servicios, con el fin de garantizar el abastecimiento, atendiendo a criterios de calidad, costo y servicio, en relación a los recursos requeridos por la compañía. Las actividades más importantes para este nivel de responsabilidad son las siguientes:

  • Adaptar las políticas corporativas y definir criterios para el cumplimento de los objetivos del área (capital de trabajo, control de inventarios, oportunidad en entregas, abastecimiento integral de las plantas).
  • Proyectar los precios de las materias primas y el presupuesto del área.
  • Participar en el diseño, planeación y ejecución de los diferentes proyectos del área, y definir nuevas inversiones en la compañía.
  • Mantener contacto directo con los proveedores de materias primas a nivel nacional e internacional, para lograr negociaciones en las mejores condiciones.
  • Visitar y mantener contacto directo con los proveedores, para unificar criterios y políticas, que permitan mantener una relación armoniosa.

2) Facilitar e integrar el mejoramiento y la innovación de procesos (productivos – administrativos) con los proveedores, a fin de mantener y mejorar los niveles de suministro, y crear nuevas y exitosas soluciones para las plantas.

Las actividades más destacadas, que deberá realizar el jefe o gerente de compras en relación a este nivel de responsabilidad son:

  • Generar en conjunto  con el área de Desarrollo, nuevos recursos o materiales que permitan un mejor desempeño del producto final y mejorar el rendimiento de la maquinaria, al mejor costo.
  • Reunirse con el área de Proyectos para contribuir en la definición de nuevos procesos y aportar en reuniones corporativas que se llevan a cabo para innovación de los procesos.
  • Participar en conjunto con el área de marketing en el rediseño, recosteo y mejora de productos.
  • Garantizar el correcto suministro de materias primas e insumos con la calidad requerida, y el costo adecuado para garantizar la operación de producción.
  • Impulsar metodologías y políticas de trabajo que estén acordes a la misión y visión de la compañía.
  • Canalizar información técnica sobre materias primas y procesos provenientes de la casa matriz, buscando mejores oportunidades para la organización.
  • Facilitar la innovación entre proveedores y producción, en lo referente a productos, packaging, procesos y metodologías, que generen valor a la compañía.

3) Dirigir, asistir y motivar a los recursos humanos que tenga a su cargo, con el fin de garantizar un desempeño y productividad adecuada. Potenciar su desarrollo personal y profesional, y contribuir al mantenimiento de un ambiente laboral positivo. Las actividades requeridas para este nivel de responsabilidad son:

  • Facilitar mejoras en el área de compras, que mejoren el ambiente de trabajo, cuidando que se tomen las medidas necesarias para garantizar la seguridad a todo nivel del personal.
  • Apoyar y priorizar la ejecución de acciones que se deriven del proceso de Salud Ocupacional.
  • Planear en conjunto con el área de desarrollo y formación, actividades de capacitación, de acuerdo a los requerimientos del área; y facilitar acciones tendientes a que el personal desarrolle habilidades técnicas y competencias para una mejor ejecución de su trabajo.
  • Impulsar el desarrollo del personal que depende directa o indirectamente de esta posición, generando espacios de comunicación y participación, que permitan una relación optima con el personal, manteniendo un  ambiente positivo y la paz laboral en el área.
  • Participar y facilitar las actividades de los procesos de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional, e Informar o las novedades, acciones, programas y proyectos que involucren intervención con el personal de planta.

Por otra parte, la capacidad de comunicación del Jefe o Gerente de Compras son vitales dentro de la organización industrial, ya que se trata de un perfil que debe relacionarse cotidianamente con:

  • Todas las áreas de una compañía, cubriendo necesidades y asesorando sobre viabilidad de requerimientos de compras.
  • Proveedores Nacionales e Internacionales, liderando procesos de negociación y seguimiento de necesidades de compras, con conocimiento de los criterios y las políticas de la competencia.
  • Entes Reguladores y Entidades Gubernamentales, frente al control de normas y políticas reglamentarias.

De cara a los tiempos que vienen, como señalan desde CKS Consulting, es fundamental que los directores de Compras aporten un valor agregado y estratégico a sus organizaciones, a través de la función estratégica de Compras, para que no se queden en el tiempo.

“Creemos que los gerentes de compras deben primero eliminar las debilidades históricas de las compras desafiando a sus equipos para que vayan más allá de la ejecución táctica de eventos de abastecimiento centrados en el precio y adopten un enfoque más holístico para gestionar el costo total a lo largo de toda la cadena de suministro”, destacan.

En NUMAN creemos que los gerentes de compras tienen el desafío de eliminar dinámicas de trabajo obsoletas, desafiando a sus equipos para que vayan más allá de la ejecución táctica de los eventos de abastecimiento. La idea es adoptar un enfoque global para gestionar el costo total a lo largo de toda la cadena de suministro.